CONDITIONS GÉNÉRALES RÉSERVATION SALLE DE RÉUNION
Les présentes conditions générales s’appliquent à toute mise à disposition d’une salle de réunion par Mundo, pour autant qu’il n’y soit pas dérogé par des conditions particulières convenues entre Mundo et le Client. Les conditions générales s’appliquent dès la réservation d’une salle, option comprise.
I. Confirmation de réservation
La réservation d’une salle de réunion mise à disposition par Mundo se fait soit directement sur le site de Mundo, soit par le remplissage d’un formulaire disponible sur le même site et par la signature électronique dudit formulaire.
Le Client a la possibilité de poser une option sur une salle, soit par courriel, soit par téléphone. Cette option reste valable pour une durée de deux semaines.
Le délai de deux semaines commence à courir à compter de la réception du courriel de confirmation lorsque l'option est posée par mail, ou à compter du jour de l'appel lorsque l'option est prise par téléphone. Passé ce délai, sans réception du formulaire de réservation, l'option sera automatiquement annulée.
II. Droit de refus
Mundo est une société à valeurs fortes (détaillées dans la section « à propos » de notre site internet). Partant, Mundo se garde donc le droit de refuser des réservations de la part d'organisations ou sociétés qui ne sont pas en adéquations avec ses valeurs. À titre d’exemple, les réunions politiques ou religieuses publiques ne sont pas acceptées au sein des centres Mundos. De même, les centres Mundos ne sont pas non plus disponibles pour des fêtes et soirées privées. Cette liste est non exhaustive.
En cas de réservation en ligne, Mundo se réserve le droit d'annuler une réservation déjà confirmée dans un délai de 5 jours ouvrables si ses valeurs ne sont pas respectées, la réservation en ligne ne permettant pas de connaître préalablement les motifs de ladite réunion. Le locataire sera alors intégralement remboursé, sans pouvoir prétendre à une quelconque indemnisation.
Mundo se réserve également le droit de refuser une réservation envisagée lorsque cette dernière risque de mettre en péril l’ordre public, la sécurité du public, du personnel, etc.
III. Paiement et facturation
La facture sera émise après réception du formulaire de réservation et, au plus tard, à la fin du mois de la réunion. Le paiement du montant total doit être réalisé en une seule fois, dans un délai de 7 jours à compter de la réception de la facture.
La facturation de la salle, ainsi que des services associés est réalisée conformément aux tarifs repris ci-joint et/ou disponible sur le site web Mundo.
Sauf disposition contractuelle contraire, le matériel de base de la salle est mis gratuitement à disposition. Toute demande de matériel supplémentaire sera facturée au Client.
IV. Conditions de réservation
Le Client s’engage à respecter les horaires convenus en vertu de la réservation. Mundo se réserve le droit d’imputer au Client tout dédommagement résultant d’un manquement à ladite obligation.
Un même Client ne peut pas louer l'ensemble des salles du centre ou plus de 60 % de ces dernières, sans accord écrit préalable de la part de Mundo.
Le Client, c’est-à-dire la personne ayant effectué la réservation, s'engage à être présent lors de la réunion ou de désigner un responsable sur place.
Le Client s’engage à spécifier, dans le formulaire de réservation au plus tard, toutes demandes particulières telles que la demande d’un matériel spécifique (projecteur, …) ou la disposition d’un mobilier spécifique. Cette liste est non exhaustive (cf. Article III)
V. Utilisation des salles de réunions
La salle de réunion est mise à disposition avec éclairage. La mise à disposition inclut également les demandes particulières du Client lorsqu’elles ont été acceptées et/ou facturées par Mundo.
Aucun aménagement de la salle ne peut être effectué sans l’autorisation préalable de Mundo. Le Client s’engage, notamment, à ne rien coller ou agrafer sur les murs et porte et à ne rien punaiser dans les boiseries et le mobilier. À cette fin, le Client peut néanmoins utiliser les aimants et les barres en métal dans la salle (si elle en est fournie).
Le Client s’engage à ne pas utiliser les cuisines du bâtiment (ces dernières ne sont pas destinées aux visiteurs externes).
Le Client s’engage à laisser le matériel mis à disposition (ex. : flipchart, marqueurs,…). Mundo se réserve le droit d’imputer au Client le prix d’achat du matériel emporté par le Client.
Le Client s’engage également à respecter l’ensemble des dispositions de la charte affichée dans la salle de réunion. À cette fin, le responsable du groupe est tenu d'en informer les participants.
Les règles concernant l'évacuation du bâtiment doivent être connues et respectées par les utilisateurs de la salle. Celles-ci sont fournies par la réception du bâtiment avant la venue du Client.
VI. Fin de location
Le Client doit quitter la salle et le bâtiment à l'heure annoncée de fin de réservation.
En cas de non-respect de cette condition, le Client s’engage à prévenir Mundo au numéro d'urgence (0489/248 212). Un forfait de 150,00€ sera facturé au Client en cas d'intervention du service de sécurité suite au déclenchement de l'alarme (23h30-6h30) en cas de manquement à la présente obligation. Un dédommagement sera également facturé pour les heures occupées mais non réservées.
Avant de quitter les lieux, le Client vérifie que l'éclairage intérieur et extérieur est coupé, que les fenêtres et portes qui donnent sur l'extérieur sont fermées et que le chauffage est baissé.
Les lieux loués, le mobilier, les différents appareils doivent être remis dans l'état où il les a trouvés lors de la prise en charge.
Le Client doit emporter les éventuels déchets, récipients ou vidanges ne rentrant pas dans les poubelles du local et rassembler la vaisselle du restaurant. En cas de manquement à la présente obligation, un forfait de 25,00€ sera facturé.
Le nettoyage de la salle est pris en charge par Mundo.
VII. Conditions d'annulation
En cas d’annulation de la réservation, et nonobstant le fait que la cause de cette annulation soit étrangère ou extérieure au Client, ou résulte d’un cas de force majeure, le montant des frais d’annulation est le suivant :
| Date d’annulation | Montant remboursé (% du prix prévu) |
| 2 jours ou moins avant la réunion | 0% |
| Entre 3 et 8 jours avant la réunion | 30% |
| Entre 9 et 30 jours avant la réunion | 50 % |
| Plus d'un mois avant la réunion | 100 % |
En tout état de cause, les sommes restantes à verser seront payables à Mundo dans le délai de 30 jours après l’émission de la facture et ce, sous réserver du droit de Mundo d’exiger des dommages et intérêts complémentaires. Tout engagement, frais ou dépense engagés par Mundo pour compte du Client seront toujours à charge du Client.
VIII. Responsabilités et force majeure
Le Client est responsable de tous les dégâts causés aux salles utilisées, mais également des dommages causés à des tiers, par son personnel, ses fournisseurs, sous-traitants ou toute personne introduite dans le bâtiment par le Client.
Mundo décline toute responsabilité en cas de vol de matériel appartenant au Client, d'interruption accidentelle de la fourniture d’un service ou d’une distribution, ou, plus généralement, en cas d'incident ou d'accident résultant de circonstances indépendantes de la volonté de Mundo, de ses représentants ou de ses préposés.
De plus, Mundo ne pourra être tenu responsable en cas d’interruption, de suspension ou d’interdiction d’une activité imposée par une autorité compétente en raison du non-respect par le Client des lois ou règlements applicables à son activité. Le demandeur reste tenu de ses engagements contractuels envers Mundo.
En outre, en cas de force majeure ou pour une cause indépendante de sa volonté, Munda se réserve le droit d'annuler une location et ne pourra être poursuivi pour des indemnités.
Mundo sera dégagé de ses obligations vis-à-vis du Client et ne pourra être tenu à indemnisation dans le cas de force majeure telle qu’un incendie, catastrophe naturelle, d’actes ou de règlements des autorités publiques ou des décisions d’un tribunal, de grève, lock-out ou d’autres formes de troubles sociaux, l’absence de courant électrique ou d’autres services essentiels, la défaillance de moyens techniques ou toute cause autre ou similaire qui échappent au contrôle raisonnable de Mundo. Cette liste est non exhaustive. Le Client ne pourra prétendre à des dommages-intérêts à quel titre que ce soit.
Les parties s’engagent à trouver une solution à l’amiable afin de pouvoir exécuter au maximum le présent contrat
IX. Dégradation/perte du matériel
Mundo ne pourra être tenu pour responsable d'un accident consécutif dû à une utilisation non conforme du matériel mis à disposition.
Tout dégât et détérioration du matériel seront facturés au Client. Tout matériel dégradé de manière anormale sera facturé en supplément aux tarifs suivant :
- Une indemnité forfaitaire de 25€ pour les petites fournitures (ex. : adaptateurs, flipchart, rallonges, …) ;
- Une indemnité forfaitaire de 100€ pour les projecteurs, micros, le matériel sono et les conférences calls.
Tout matériel non restitué sera facturé à son prix d'achat.
X. Catering
Dans le cas où le Client souhaiterait faire appel à un service bar, restauration et traiteur, il est libre dans son choix de traiteur. Il s’engage à prévenir Mundo lorsqu’il fait appel à un tel service.
Le restaurant du bâtiment propose un service bar, restauration et traiteur. Pour des raisons de facilités d’organisation et d’accès, Mundo encourage le Client à envisager ce dernier en priorité.
Quel que soit le choix du Client sur le service susmentionné, ce dernier s’engage à rentrer directement en contact avec le traiteur, sans la participation de Mundo.
Le Client s'engage à s'assurer que la livraison, l'installation et le rangement de ce catering soient réalisés endéans les heures de location de la salle. Les déchets doivent être limités aux poubelles du local, ou doivent être pris en charge par le Client lui-même. En cas de non-respect de ces conditions, des frais supplémentaires seront facturés au Client.
Mundo décline toute responsabilité en cas d'oubli ou perte.
XI. Utilisation des coordonnées de l'organisateur à des fins commerciales
En acceptant ces conditions générales, le Client consent à ce que Mundo utilise ses coordonnées (adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.) à des fins commerciales. Cela inclut, mais ne se limite pas à, l'envoi de mailings, de newsletters, de promotions, et d'offres spéciales. Le Client a le droit de se désinscrire de ces communications à tout moment en suivant les instructions fournies dans chaque communication ou en contactant Mundo directement.
XIII. Droit applicable et tribunaux compétents
Le contrat et les présentes conditions générales sont soumis au droit belge.
Toute contestation relative à la validité, l’interprétation et/ou l’exécution du contrat et des présentes conditions générales qui n’a pu être réglée à l’amiable entre les parties sera exclusivement soumise au Tribunal de première instance francophone de Bruxelles.