ALGEMENE VOORWAARDEN - RESERVERING VERGADERZAAL
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere terbeschikkingstelling van een vergaderzaal door Mundo, voor zover daarvan niet wordt afgeweken door tussen Mundo en de Klant overeengekomen bijzondere voorwaarden. De algemene voorwaarden zijn van toepassing vanaf het moment dat een zaal is gereserveerd. Ze gelden daarbij eveneens voor wie een optie op een zaal neemt.
I. Reserveringsbevestiging
De reservering van een door Mundo ter beschikking gestelde vergaderzaal gebeurt ofwel rechtstreeks op de site van Mundo, ofwel door het invullen van een op diezelfde site beschikbaar formulier en de elektronische ondertekening ervan.
De Klant heeft de mogelijkheid om via e-mail of telefonisch een optie op een zaal te nemen. Deze optie blijft twee weken geldig.
De periode van twee weken begint te lopen vanaf de ontvangst van de bevestigingsmail als de optie per e-mail is genomen, of vanaf de dag van het telefoongesprek als de optie telefonisch is genomen. Eenmaal deze termijn is verstreken zonder dat er een reserveringsformulier werd ontvangen, zal de optie automatisch geannuleerd worden.
II. Weigeringsrecht
Mundo is een bedrijf met sterke waarden (gedetailleerd in de ‘over ons’-sectie van onze website). Mundo behoudt zich daarom het recht voor om boekingen te weigeren van organisaties of bedrijven waarvan de waarden niet stroken met de hare. Openbare politieke of religieuze bijeenkomsten worden bijvoorbeeld niet geaccepteerd in de centra van Mundo. Ook zijn de centra van Mundo niet beschikbaar voor privéfeesten of -avonden. Deze lijst is niet volledig.
In het geval van een online reservering behoudt Mundo zich het recht voor om een bevestigde reservering binnen 5 werkdagen te annuleren als de waarden van Mundo niet worden gerespecteerd, aangezien de redenen voor de bijeenkomst niet vooraf bekend zijn bij de online reservering. De huurder wordt dan volledig terugbetaald, zonder dat hij aanspraak kan maken op enige schadevergoeding.
Mundo behoudt zich ook het recht voor om een voorgestelde reservering te weigeren als deze de openbare orde, de veiligheid van het publiek of het personeel, enz. in gevaar kan brengen.
III. Betaling en facturatie
De factuur wordt opgemaakt na ontvangst van het boekingsformulier en ten laatste op het einde van de maand van de bijeenkomst. De betaling van het totale bedrag dient in één keer te geschieden, binnen 7 dagen na ontvangst van de factuur.
De facturatie van de zaal en de bijhorende diensten gebeurt volgens de bijgevoegde en/of op de website van Mundo vermelde tarieven.
Tenzij anders bepaald in het contract, wordt de basisuitrusting van de zaal gratis ter beschikking gesteld. Elk verzoek om extra uitrusting wordt aan de Klant gefactureerd.
IV. Reserveringsvoorwaarden
De Klant verbindt zich ertoe het tijdschema dat in het kader van de reservering is overeengekomen, na te leven. Mundo behoudt zich het recht voor om de Klant alle schadevergoedingen aan te rekenen die voortvloeien uit het niet naleven van deze verplichting.
Eenzelfde Klant kan niet alle of meer dan 60% van de zalen van het centrum huren zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van Mundo.
De Klant, d.w.z. de persoon die de reservering heeft gedaan, verbindt zich ertoe aanwezig te zijn op de bijeenkomst of een verantwoordelijke ter plaatse aan te wijzen.
De Klant verbindt zich ertoe om, ten laatste op het reserveringsformulier, eventuele speciale verzoeken te specificeren, zoals het verzoek om specifieke apparatuur (projector, enz.) of de terbeschikkingstelling van specifiek meubilair. Deze lijst is niet volledig (zie Artikel III).
V. Gebruik van de vergaderzalen
De vergaderzaal wordt ter beschikking gesteld met verlichting. De terbeschikkingstelling omvat ook de speciale verzoeken van de Klant wanneer deze door Mundo zijn aanvaard en/of gefactureerd.
De zaal mag niet ingericht worden zonder voorafgaande toestemming van Mundo. In het bijzonder verbindt de Klant zich ertoe niets aan de muren of deuren te bevestigen of vast te nieten en niets met punaises aan het houtwerk of het meubilair vast te maken. Hiertoe kan de Klant wel gebruikmaken van de magneten en metalen staven in de zaal (indien bezorgd).
De Klant verbindt zich ertoe de keukens van het gebouw niet te gebruiken (deze zijn niet bestemd voor externe bezoekers).
De Klant verbindt zich ertoe het ter beschikking gestelde materiaal (flip-over, stiften, enz.) achter te laten. Mundo behoudt zich het recht voor om de Klant de aankoopprijs aan te rekenen voor het materiaal dat de Klant meeneemt.
De Klant verbindt zich er ook toe om alle bepalingen van het charter dat in de vergaderzaal is opgehangen, na te leven. Daartoe moet de verantwoordelijke van de groep de deelnemers informeren.
De gebruikers van de zaal moeten de regels voor de evacuatie van het gebouw kennen en naleven. Deze worden voor de aankomst van de Klant door de receptie van het gebouw meegedeeld.
VI. Einde van de huur
De Klant moet de zaal en het gebouw verlaten op het aangegeven tijdstip voor het einde van de reservering.
In geval van niet-naleving van deze voorwaarde verbindt de Klant zich ertoe Mundo te verwittigen op het noodnummer (0489/248 212). Een forfaitair bedrag van € 150,00 zal aan de Klant worden gefactureerd in geval van interventie door de bewakingsdienst na het afgaan van het alarm (23u30-6u30) in geval van niet-naleving van deze verplichting. Er zal ook een vergoeding worden aangerekend voor de bezette, maar niet gereserveerde uren.
Alvorens het pand te verlaten, moet de Klant controleren of de binnen- en buitenverlichting is uitgeschakeld, of de ramen en deuren die naar buiten leiden gesloten zijn en of de verwarming lager is gezet.
De gehuurde ruimten, meubels en diverse apparaten moeten in dezelfde staat worden teruggegeven als de Klant ze kreeg.
De Klant moet alle vuilnis, containers of afval dat niet in de vuilnisbakken van de lokalen past, verwijderen en het serviesgoed van het restaurant verzamelen. Bij niet-nakoming van deze verplichting zal een forfaitaire vergoeding van € 25,00 in rekening worden gebracht.
De schoonmaak van de zaal neemt Mundo op zich.
VII. Annuleringsvoorwaarden
Bij annulering van de reservering, en niettegenstaande het feit dat de oorzaak van deze annulering niet bij de Klant ligt, zich buiten de wil van de Klant om voordoet of voortvloeit uit een geval van overmacht, is het bedrag van de verschuldigde annuleringskosten als volgt:
| Annuleringsdatum | Terugbetaald bedrag (% van de voorziene prijs) |
| 2 dagen of minder voor de vergadering | 0% |
| Tussen 3 en 8 dagen voor de vergadering | 30% |
| Tussen 9 en 30 dagen voor de vergadering | 50 % |
| Meer dan een maand voor de vergadering | 100 % |
In ieder geval zijn de te betalen resterende bedragen binnen 30 dagen na uitreiking van de factuur aan Mundo verschuldigd, onverminderd het recht van Mundo om een aanvullende schadevergoeding te vorderen. Alle verbintenissen, kosten of uitgaven die Mundo voor rekening van de Klant maakt, zijn steeds ten laste van de Klant.
VIII. Aansprakelijkheid en overmacht
De Klant is aansprakelijk voor alle schade veroorzaakt aan de gebruikte ruimten, alsook voor schade veroorzaakt aan derden, door zijn personeel, leveranciers, onderaannemers of elke persoon die door de Klant in het gebouw is binnengebracht.
Mundo wijst elke verantwoordelijkheid af in geval van diefstal van materiaal dat toebehoort aan de Klant, in geval van een toevallige onderbreking van de levering van een dienst of distributie, of, meer in het algemeen, in geval van een incident of een ongeval dat voortvloeit uit omstandigheden buiten de wil van Mundo, haar vertegenwoordigers of haar agenten om.
Bovendien kan Mundo niet aansprakelijk worden gesteld in geval van onderbreking, opschorting of verbod van een activiteit, opgelegd door een bevoegde autoriteit als gevolg van de niet-naleving door de Klant van de wet- of regelgeving die van toepassing is op zijn activiteit. De aanvrager blijft gebonden door zijn contractuele verplichtingen tegenover Mundo.
Bovendien behoudt Mundo zich het recht voor om in geval van overmacht of om een reden die buiten haar macht ligt, de huur te annuleren en kan er geen schadevergoeding van Mundo geëist worden.
In geval van overmacht, zoals brand, natuurrampen, handelingen of verordeningen van overheidsinstanties of gerechtelijke uitspraken, staking, lock-out of andere vormen van sociale onrust, gebrek aan elektriciteit of andere essentiële diensten, storing van technische middelen of enige andere of soortgelijke oorzaak buiten de redelijke controle van Mundo om, zal Mundo worden ontheven van haar verplichtingen ten opzichte van de Klant en niet gehouden kunnen worden tot de betaling van enige schadevergoeding. Deze lijst is niet volledig. De Klant zal geen schadevergoeding kunnen eisen om welke reden dan ook.
De partijen verbinden zich ertoe een minnelijke oplossing te vinden om dit contract zo volledig mogelijk te kunnen uitvoeren.
IX. Schade aan/verlies van materiaal
Mundo kan niet aansprakelijk worden gesteld voor ongevallen die het gevolg zijn van een verkeerd gebruik van het ter beschikking gestelde materiaal.
Elke beschadiging of verslechtering van het materiaal zal aan de Klant worden gefactureerd. Elk materiaal dat op een abnormale manier beschadigd wordt, zal bijkomend gefactureerd worden tegen de volgende tarieven:
- Een forfaitaire vergoeding van € 25 voor kleine voorwerpen (bijv. adapters, flip-overs, verlengsnoeren, enz.);
- Een vast bedrag van € 100 voor projectoren, microfoons, geluidsapparatuur en conference calls.
Apparatuur die niet wordt teruggebracht, wordt gefactureerd tegen de aankoopprijs.
X. Catering
Indien de Klant gebruik wenst te maken van een bar-, restaurant- of cateringservice, staat het hem vrij zijn eigen cateraar te kiezen. Hij verbindt zich ertoe Mundo op de hoogte te brengen wanneer hij van een dergelijke dienst gebruik maakt.
Het restaurant van het gebouw biedt een bar-, restaurant- en cateringservice aan. Om organisatorische en toegangsredenen moedigt Mundo de Klant aan om voorrang te geven aan deze laatste.
Ongeacht de keuze van de Klant voor deze dienst, verbindt de Klant zich ertoe rechtstreeks contact op te nemen met de cateraar, zonder tussenkomst van Mundo.
De Klant verbindt zich ertoe ervoor te zorgen dat de levering, de installatie en de opruiming van de catering gebeurt binnen de uren dat de zaal gehuurd wordt. Afval moet worden beperkt tot de vuilnisbakken van het lokaal of moet door de Klant zelf worden meegenomen. Bij niet-naleving van deze voorwaarden worden extra kosten aan de Klant gefactureerd.
Mundo wijst alle verantwoordelijkheid af in geval van vergetelheid of verlies.
XI. Gebruik van de gegevens van de organisator voor commerciële doeleinden
Door het aanvaarden van deze voorwaarden geeft de Klant toestemming aan Mundo om zijn contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, enz.) te gebruiken voor commerciële doeleinden. Dit omvat, maar is niet beperkt tot, het versturen van mailings, nieuwsbrieven, promoties en speciale aanbiedingen. De Klant heeft het recht om zich op elk moment uit te schrijven voor deze communicatie door de instructies in elke communicatie te volgen of door rechtstreeks contact op te nemen met Mundo.
XII. Verzekering
De aansprakelijkheidsverzekering van Mundo kan niet worden aangesproken voor rekening van de Klant. In dit kader verbindt de Klant zich ertoe een verzekering af te sluiten die de schade aan gebouwen, installaties en ter beschikking gesteld materiaal dekt.
De brandverzekering van Mundo dekt de risico's van de Klant door af te zien van verhaal, behalve in geval van opzettelijke schade.
XIII. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbanken
Het contract en deze algemene voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht.
Elk geschil met betrekking tot de geldigheid, de interpretatie en/of de uitvoering van het contract en deze algemene voorwaarden dat niet in der minne kan worden geregeld tussen de partijen, zal uitsluitend worden voorgelegd aan de Franstalige Rechtbank van Eerste Aanleg te Brussel.